Zapraszamy do kontaktu

SZKOLENIA W POLSCE
KATEGORIE SZKOLEŃ
Aktualności podatkowe
Czy faktury powinny być podpisywane?
30 marca 2015
Do końca kwietnia 2004 r. w zakresie podatku od towarów i usług obowiązywały przepisy, które obligowały sprzedawców, jak również nabywców do podpisywania wystawionych faktur. Dotyczyło to zarówno faktur VAT, faktur korygujących, duplikatów faktur, faktur VAT RR, jak i faktur zwanych notami korygującymi.
Od 1 maja 2004 r. w związku z wejściem Polski do Unii Europejskiej i dostosowaniem polskich przepisów w zakresie podatku od towarów i usług do przepisów unijnych zasadniczo uchylono obowiązek podpisywania faktur VAT zarówno przez sprzedawców, jak i nabywców towarów i usług. Do końca 2012 r. obowiązek podpisywania faktur przez wystawcę pozostawiono wobec faktur wystawianych przez organy egzekucyjne, natomiast przez odbiorcę  pozostawiono w stosunku do not korygujących.  Należy zauważyć, że odbiorcą noty korygującej jest pierwotny wystawca faktury lub faktury korygującej, a więc sprzedawca towarów i usług. Zgodnie z ówczesnym brzmieniem przepisu § 15 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 Nr 68, poz. 360) jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. W przypadku not korygujących Od 1 stycznia 2013 r. ww. przepis rozporządzenia został uchylony i równocześnie zmieniono treść ustępu 2 § 15 ww. rozporządzenia, z którego od tego dnia wynikało, że nota korygująca wymaga jedynie akceptacji wystawcy faktury (odbiorcy noty korygującej), nie wymagając od pierwotnego sprzedawcy podpisu noty korygującej. Natomiast faktury wystawiane w imieniu dłużnika przez organy egzekucyjne oraz komorników sądowych nie wymagają podpisu wystawców od 1 stycznia 2014 r. Nastąpiło to w związku z uchyleniem przepisów ww. rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług i przeniesieniem przepisów dotyczących faktur do ustawy o VAT, jednak już bez konieczności ich podpisywania przez wystawców (organy egzekucyjne, komorników sądowych).

Jedynymi fakturami, w stosunku do których od maja 2004 r. nie zniesiono obowiązku ich podpisywania są faktury VAT RR. W świetle art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna zawierać co najmniej czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Z powyższego wynika, że wystawiona faktura VAT RR powinna zawierać podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Podsumowując, w obecnym stanie prawnym poza fakturami VAT RR wystawianymi przez nabywającego towary i usługi od rolnika ryczałtowego żadne inne faktury (korekty, noty, duplikaty) nie muszą być podpisywane ani przez nabywców, ani przez sprzedawców.

Nie oznacza to jednak, że faktury nie mogą być podpisywane. Częstokroć podatnicy podpisują faktury przez siebie wystawiane, bądź też zlecają swoim pracownikom podpisywanie faktur. Takie postępowanie służy głównie wyeliminowaniu nieprawidłowości w danym podmiocie gospodarczym, minimalizując ryzyko pomyłek, jak również ułatwiając weryfikację osób zaangażowanych w proces sprzedaży towarów, czy usług. Również podpisy nabywców na fakturze służą niejednokrotnie sprzedawcom dla celów dowodowych w sytuacjach sporów z kontrahentami, również w zakresie tego, czy doszło do rzeczywistego odbioru wykonanej usługi, czy dostarczenia towaru.

Wojciech Zajączkowski
Zobacz także: