Skopiuj link
Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej (1 maja 2004 r.) uchylono w przepisach podatkowych obowiązek podpisywania faktur VAT zarówno przez sprzedawców, jak i nabywców towarów i usług. Do końca 2012 r. obowiązek podpisywania faktur przez wystawcę pozostawiono wobec faktur wystawianych przez organy egzekucyjne, natomiast przez odbiorcę pozostawiono w stosunku do not korygujących.
Od 1 stycznia 2013 r. w związku ze zmianą treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 Nr 68, poz. 360 noty korygujące wymagają jedynie akceptacji wystawcy faktury (odbiorcy noty korygującej), nie wymagając od pierwotnego sprzedawcy podpisu noty korygującej. Natomiast faktury wystawiane w imieniu dłużnika przez organy egzekucyjne oraz komorników sądowych nie wymagają podpisu wystawców od 1 stycznia 2014 r. Nastąpiło to w związku z uchyleniem przepisów ww. rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług i przeniesieniem przepisów dotyczących faktur do ustawy o VAT i przeniesieniem ich do ustawy o VAT jednak już bez konieczności podpisywania faktur przez wystawców (organy egzekucyjne, komorników sądowych). W związku z zasadniczą nowelizacją ustawy o VAT od 2014 r., w tym w odniesieniu do faktur, powtórzono zapisy wynikające z ww. rozporządzenia dotyczące not korygujących, które nie wymagają podpisu odbiorcy tych not. W obowiązującym stanie prawnym wystarczająca jest ich akceptacja po stronie odbiorcy noty korygującej wyrażona w sposób jawny lub w sposób dorozumiany, np. poprzez milczącą akceptację.
Jedynymi fakturami, w stosunku do których od maja 2004 r. nie zniesiono obowiązku ich podpisywania są faktury VAT RR. W świetle art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna zawierać co najmniej czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Z powyższego wynika, że wystawiona faktura VAT RR powinna zawierać podpisy sprzedawcy i nabywcy.
Potwierdza to niedawna odpowiedź Ministra Finansów z dnia 26 października 2017 r. nr PT1.054.39.2017 na interpelację poselską posłów Jarosława Sachajko, Norberta Kaczmarczyka oraz Jarosława Porwicha nr 15865, gdzie wskazano: „Takie regulacje (podpisywanie faktur – uwaga W.Z.) umożliwiają skuteczny nadzór nad funkcjonowaniem systemu ryczałtowego dla rolników. Jednocześnie należy podkreślić, że system ten ma celu ułatwienie rolnikom prowadzenia działalności poprzez odciążenie ich od obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych, które mogłyby okazać się zbyt dużym obciążeniem dla podmiotów prowadzących działalność rolniczą oraz zrekompensowanie podatku uiszczonego przy zakupie środków do produkcji rolnej, którego rolnicy korzystając ze zwolnienia od podatku nie mogą odliczyć.
Złożenie podpisu na fakturze przez rolnika jest aprobatą dla poprawności zawartych w niej zapisów, co do danych m.in. określających przedmiot transakcji od strony rzeczowej, wartościowej i jakościowej oraz równocześnie potwierdzeniem zawartego w fakturze oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Spełnienie wymogów formalnych dotyczących faktur VAT RR oznacza nie tylko samo potwierdzenie otrzymania przez rolnika tego dokumentu, ale również ma znaczenie dowodowe –potwierdza rzeczywisty charakter przeprowadzonej transakcji, w tym co do poprawności zastosowanej procedury – składając oświadczenie rolnik potwierdza również swój status rolnika ryczałtowego na dzień dokonania transakcji”.
Podsumowując, w obecnym stanie prawnym poza fakturami VAT RR wystawianymi przez nabywającego towary i usługi od rolnika ryczałtowego żadne inne faktury (korekty, noty, duplikaty) nie muszą być podpisywane ani przez nabywców, ani przez sprzedawców.
Nie oznacza to jednak, że faktury nie mogą być podpisywane. Częstokroć podatnicy podpisują faktury przez siebie wystawiane, bądź też zlecają swoim pracownikom podpisywanie faktur. Takie postępowanie służy głównie wyeliminowaniu nieprawidłowości w danym podmiocie gospodarczym, minimalizując ryzyko pomyłek, jak również ułatwiając weryfikację osób zaangażowanych w proces sprzedaży towarów, czy usług. Również podpisy nabywców na fakturze służą niejednokrotnie sprzedawcom dla celów dowodowych w sytuacjach ewentualnych sporów z kontrahentami, również w zakresie tego, czy doszło do rzeczywistego odbioru wykonanej usługi, czy dostarczenia towaru.
Wracając jednak na chwilę do ww. pisma Ministra Finansów z dnia 26 października 2017 r. wskazano w nim, że rozważana jest przez Ministerstwo propozycja wprowadzenia „zmian w art. 116 ustawy o VAT, które przewidują likwidację:
- obowiązku umieszczania na fakturze VAT RR numeru dowodu osobistego rolnika (bądź innego dokumentu stwierdzającego tożsamość rolnika) – gdy jest on osobą fizyczną, a w konsekwencji również daty wydania tego dokumentu i nazwy organu, który wydał ten dokument,
- warunku zapłacenia rolnikowi ryczałtowemu należności za nabywane towary lub usługi w ciągu 14 dni na jego rachunek bankowy”.
Wojciech Zajączkowski