Skopiuj link
Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Jeden z dostawców towarów do Spółki – firma X, planuje przesyłać faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Konsekwencją tego będzie zaprzestanie wysyłania faktur VAT w formie papierowej. Dokumenty te zostaną otrzymane od firmy X w formacie PDF. Spółka wydrukuje przesłany w formacie PDF dokument i zaksięguje go w swoim programie komputerowym (w ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb VAT), oraz zarchiwizuje ten dokument tak jak pozostałe faktury VAT i inne dokumenty otrzymywane w formie papierowej od innych kontrahentów. Z informacji uzyskanych od firmy X wynika, że taką fakturę wysłaną za pośrednictwem poczty elektronicznej nie będą traktowali jako dokumentu elektronicznego w rozmienieniu rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., nr 249, poz. 1661, zwane dalej: „rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur elektronicznych”). Spółka również nie będzie traktowała dokumentu przesłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej jako faktury elektronicznej w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych. Spółka nie będzie zatem również udzielała zgody firmie X na przesyłanie tych faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, ponieważ zgoda ta jest niezbędna wyłącznie w przypadku faktur elektronicznych.
Spółka zadała pytanie, czy może traktować, dokumenty w formacie PDF, które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od firmy X (a także od innych dostawców) – opisane w stanie faktycznym niniejszego wniosku – po ich wydrukowaniu w siedzibie Spółki, w przypadku gdy ich wystawca nie będzie drukował tych dokumentów lecz przechowywał je w formie elektronicznej – jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 63, poz. 360).
Ponadto Spółka zadała pytanie, czy będzie miała prawo do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z dokumentów (faktur oraz duplikatów) opisanych w stanie faktycznym otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF na następnie wydrukowanych w siedzibie Spółki pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT), a nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej.
Zdaniem Spółki, w stanie faktycznym opisanym w niniejszym wniosku, dokumenty w formacie PDF (faktury, faktury korygujące i duplikaty), które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od firmy X (a także innych dostawców), po ich wydrukowaniu w siedzibie Spółki należy traktować jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia fakturowego, w szczególności należy uznać, że Spółka będzie miała prawo do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z tych dokumentów (faktur oraz duplikatów) pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami elektronicznymi, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT), a nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej.
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznał stanowisko Spółdzielni za nieprawidłowe. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…).
W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:
- określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
- może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
- może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.
Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Zgodnie z § 19 ust. 2 przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – § 21 ust. 3 rozporządzenia.
W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.
Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.
Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
- bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.
Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).
W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Zgodnie z przepisem art. 232 Dyrektywy 2006/112/WE faktury mogą zostać przesłane w formie papierowej lub mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.
Zatem udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, Zainteresowany niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.
W myśl art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189) Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:
a. za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (1);
b. za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/ WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.
Z powyższego wynika, iż przepis art. 233 Dyrektywy VAT 2006/112/WE dopuszcza możliwość stosowania innych (mniej zaawansowanych technicznie) sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanej e-faktury. Jednakże państwa członkowskie dokonują akceptacji sposobu przesyłania faktur drogą elektroniczną. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT.
Zatem ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia oraz zachowania „integralności treści”. W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.
Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał – w przypadku ich wystawiania – dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.
Spółka nie będzie traktowała dokumentu przesłanego za pośrednictwem poczty elektronicznej jako faktury elektronicznej w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych. Spółka nie będzie zatem również udzielał zgody kontrahentowi na przesyłanie tych faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, ponieważ zgoda ta jest niezbędna wyłącznie w przypadku faktur elektronicznych.
Zaznaczyć należy, iż dla uznania danego dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, a więc zagwarantowanie, iż faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.
Z powyższego wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika podatku od towarów i usług faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Najistotniejsza w kontekście rozpatrywanej sprawy jest norma wynikająca z § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym faktura winna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – oryginał oraz kopia, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z przepisu tego jednoznacznie wynika, że jeżeli faktura została wystawiona w formie papierowej (niebędąca fakturą elektroniczną) to musi ona być przesłana do kontrahenta w takiej samej formie. Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia, jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości otrzymywania faktur elektronicznie w formie pliku PDF, które nie spełniają wymogów określonych w § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., które są po otrzymaniu przez Spółkę drukowane.
Planowany sposób dostarczania faktur drukowanych po otrzymaniu przez Spółkę, nie spełnia wymogu przewidzianego w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT oraz nie wypełnia wszystkich regulacji przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, bowiem faktury te nie będą spełniały wymogów określonych wyżej cytowanymi przepisami.
Reasumując, faktury, które zostaną otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej – następnie wydrukowane przez Spółkę – nie stanowią oryginału faktur, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 ustawy o VAT. Otrzymanie faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej.
Z uwagi na powyższe, ww. faktury nie spełniają warunków ww. rozporządzenia uprawniających do odliczenia podatku naliczonego w nich zawartego.
Aktualna promocja: