Skopiuj link
Książka kasy, inaczej zwana książką serwisową, to dokument, który dostaje się kupując kasę i w którym powinna się znaleźć cała historia jej użytkowania. Dlatego książkę należy uzupełniać na bieżąco i przechowywać tam, gdzie używa się kasy, tj. w miejscu używania kasy m.in. w celu udostępnienia jej na żądanie organów skarbowych.
Podatnicy używający kas wpisują do książki kasy oraz nanoszą na obudowę kasy numer ewidencyjny, który dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom – § 9 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Numer na obudowę kasy nanosi się również w sytuacji, gdy podatnik stosuje kasę online. Tak więc pomimo nowych metod przekazywania danych dotyczących sprzedaży do Ministerstwa Finansów numer ewidencyjny kasy nanosi się na obudowę kasy.
Do książki kasy wpisuje się miejsce użytkowania kasy i każdą jego zmianę. W książce kasy należy odnotować sytuacje, kiedy wzywany był serwisant.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów część informacji w książce kasy wpisuje sam serwisant, który odpowiada za fiskalizację (sformalizowany proces, który rozpoczyna pracę pamięci kasy fiskalnej), wszystkie naprawy, konserwację oraz przeglądy techniczne. Serwisant dokumentuje wymianę pamięci (fiskalnej i chronionej – dla kas online) oraz potwierdza przeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy. W książce wymienione są wszystkie osoby upoważnione do przeprowadzenia serwisu – wpisuje je serwis główny (czyli producent kasy, jej importer lub firma przez nich upoważniona do prowadzenia serwisu głównego).
Książka kasy zostaje wymieniona dopiero z chwilą, gdy jedna kasa fiskalna zastępuje drugą kasę. Książka kasy nie zostaje również wymieniona, gdy następuje wymiana pamięci fiskalnej kasy – § 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Książka kasy może zostać zastąpiona przez inną książkę w sytuacji, gdy nastąpi jej utrata, o czym trzeba niezwłocznie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego – § 9 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia. Należy wówczas niezwłocznie wystąpić do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy – § 9 ust. 1 pkt 9 tego rozporządzenia. Duplikat książki kasy zawiera na stronie tytułowej napis „DUPLIKAT” oraz musi zawierać wszystkie dotychczasowe wpisy, w szczególności dane dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych – § 47 ww. rozporządzenia.
Rozpoczęcie użytkowania kasy fiskalnej poprzedza czynność fiskalizacji kasy, którą przeprowadza serwisant. Dla kas z elektronicznym zapisem kopii fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego, a wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.
Dla kas online nie ma analogicznej regulacji. Należy jednak uznać, że raport fiskalny fiskalizacji powinien być dołączony do książki kasy po fiskalizacji kasy online.
Należy pamiętać, że serwisant dokonuje wpisu do książki kasy zawierającego dane identyfikacyjne serwisanta oraz kolejne chronologiczne wpisy do książki. Wpisy do książki kasy powinny być dokonywane w sposób czytelny, a wpisy do książki kasy o wykonanym serwisie dodatkowo muszą być czytelnie podpisywane przez serwisanta jego imieniem i nazwiskiem oraz opatrywane numerem jego identyfikatora. Powyższe wynika z § 44 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje każdorazowo wpis do książki kasy jego wyniku oraz dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu. Wynika to z § 55 ww. rozporządzenia.
Wzór książki kasy określa załącznik nr 2 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2018 r., poz. 1206).
Wojciech Zajączkowski