Skopiuj link
Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która przesyła do nabywców faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przesyłanie faktur następuje wyłącznie w formacie pliku pdf, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikacje treści faktury. Do wystawionych i przesłanych elektronicznie faktur wystawiane są niekiedy faktury korekty, wynikające np. ze zwrotów towarów, udzielanych rabatów, bądź sporadycznie w celu poprawienia błędów, które pojawiły się na etapie wystawiania faktur. Faktura korygująca również wysyłana jest pocztą elektroniczną w formacie pliku pdf, z prośbą o odesłanie podpisanej kopii w ten sam sposób albo odesłanie w formie papierowej za pośrednictwem poczty. Odbiorca otrzymujący fakturę korygującą w formie elektronicznej ma możliwość automatycznego potwierdzenia otrzymania wiadomości. Potwierdzenie otrzymania załączonej faktury korygującej przez nabywcę może być dokonane poprzez wybranie automatycznego potwierdzenia otrzymania faktury korygującej o treści „Potwierdź nadawcy odbiór wiadomości: Tak/Nie”. W przypadku wybrania opcji „Tak” Spółka otrzyma maila zwrotnego z informacją o odczycie wiadomości. Jeżeli natomiast odbiorca wybierze opcję „Nie”, potwierdzenie odbioru nie zostanie wysłane.
Spółka zadała pytanie, czy w przypadku otrzymania drogą mailową, za pośrednictwem programu komunikacyjnego X., potwierdzenia odbioru wiadomości mailowej lub odesłania przez nabywcę maila z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej, która w załączeniu zawierała fakturę korygującą w formacie pdf, należy uznać, że podatnik posiada potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę, uprawniające do obniżenia podstawy opodatkowania?
Zdaniem Spółki, otrzymanie przez podatnika automatycznego potwierdzenia, z programu pocztowego X., dostarczenia maila wraz z załączoną fakturą korygującą lub odesłanie przez nabywcę maila z treścią potwierdzającą otrzymanie faktury korygującej, będzie stanowiło potwierdzenie uprawniające do obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Organ wskazał, że zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.
Przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna – art. 29a ust. 14 ustawy.
Wątpliwości Spółki dotyczą uznania otrzymanego drogą mailową potwierdzenia odebrania wiadomości mailowej, zawierającej fakturę korygującą w formacie pdf lub odebrania od nabywcy maila z treścią potwierdzającą otrzymanie faktury korygującej w formacie pdf, za potwierdzenie, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, uprawniające do obniżenia podstawy opodatkowania.
Ze wskazanych wyżej przepisów wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu, m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.
Zdaniem organu podatkowego faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.
Ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Udokumentowanie faktu otrzymania przez nabywcę faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą, w formie listu poleconego, przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług, dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży, posiadał informację, z której jednoznacznie by wynikało, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.
Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Przy czym pojęcia „otrzymanie faktury” nie należy rozumieć zawężająco, jako samego dostarczenia jej do nabywcy, lecz jako dostarczenia jej nabywcy i zapoznania się nabywcy z jej treścią. Zawężające interpretowanie tego pojęcia skutkowałoby utratą kontrolnej funkcji tej czynności.
Moment otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez nabywcę następuje wówczas, gdy faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Skoro w przypadku korekt faktur dostarczanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty, akceptowalną formą udokumentowania otrzymania przesyłki jest zwrotne potwierdzenie odbioru, nie można zatem odmówić takiej mocy dowodowej informacji o otrzymaniu przez nabywcę faktury korygującej drogą mailową (potwierdzenie automatyczne, generowane w momencie odbioru wiadomości mailowej, wymagające akceptacji przez adresata/odbiorcę). Niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej dotyczyć ono powinno konkretnej albo konkretnych faktur korygujących. Niezbędne jest zatem, aby w wiadomości mailowej, w wierszu określającym temat tej wiadomości, była precyzyjna informacja, jaka faktura korygująca jest przesyłana i jakiej faktury dotyczy.
Zdaniem organu podatkowego należy uznać, że otrzymanie zwrotnej informacji w postaci automatycznego potwierdzenia dostarczenia wiadomości e-mail zawierającej fakturę korygującą lub też potwierdzenie przez klienta w osobnym mailu, że otrzymał korektę faktury, spełnia warunek posiadania przez Spółkę potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Zatem uzyskanie takiego potwierdzenia przez Spółkę uznać należy za spełnienie wymogu, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.
Spółka jest wówczas uprawniona do dokonania obniżenia w rozliczeniu za okres, w którym doszło do doręczenia faktury korygującej do nabywcy (o ile przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten okres Spółka uzyska ww. potwierdzenie), bądź w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma ww. potwierdzenie, jeśli wpłynie ono do niego już po terminie złożenia deklaracji podatkowej, w której doszło do doręczenia przedmiotowej faktury.
oprac.: Wojciech Zajączkowski