Teczka klienta dla biur rachunkowych w kontekście zmian w AML

W wyniku wdrożonych zmian w ustawie, procedura wewnętrzna jako obowiązkowy dokument, musi uwzględniać dodatkowo:

• zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz
• zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Oprócz procedury wewnętrznej biura rachunkowe muszą pamiętać o stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, w skład których wchodzi weryfikacja klientów. Najbezpieczniej jest założyć tzw. akta (teczkę) klienta w wersji papierowej lub elektronicznej, w których znajdziemy komplet danych przygotowanych pod ewentualną kontrolę GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej). Co powinno się znaleźć w takim pakiecie?  Otóż każdy klient, z którym utrzymywane są umowne stosunki gospodarcze, powinien być poddany ocenie ryzyka i zweryfikowany co do:

• identyfikacji i weryfikacji jego tożsamości (w teczce przechowywane kopie z CEiDG, KRS, umowa spółki),
• identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości (w teczce przechowywany odpis z rejestru CRBR oraz sprawdzenie poprzez wgląd do dokumentu tożsamości),
• ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (posiadanie zatwierdzonej struktury organizacyjnej i zarządczej klienta),
• oceny stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji, uzyskaniu informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru (umowy, aneksy, akty notarialne).

Monitorowanie stosunków gospodarczych polega na bieżącej analizie transakcji i weryfikacji, czy zidentyfikowane przepływy są zgodne z wiedzą biura rachunkowego dotyczącą klienta i przeprowadzanych przez niego transakcji oraz czy odpowiadają przeprowadzonej wcześniej ocenie ryzyka. W przypadkach uzasadnionych okolicznościami biuro rachunkowe zobowiązane jest do badania źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta. Biuro rachunkowe musi zapewnić aktualność danych dotyczących klientów, posiadanych dokumentów i informacji dotyczących stosunków gospodarczych. W tym celu powinny być przeprowadzane periodyczne przeglądy informacji o klientach, których częstotliwość będzie odpowiednio dostosowana do poziomu zidentyfikowanego ryzyka (średnio raz na rok).

Trzeba pamiętać, że w związku z naruszeniami AML, kary i sankcje mogą być nałożone na członków zarządu w spółkach biur rachunkowych, którzy zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków ustawowych, ale również na kadrę kierowniczą wyższego szczebla lub pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w biurze rachunkowym, który jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami AML.

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy