Co do zasady, za moment uzgodnienia warunków należy uznać moment zaakceptowania porozumień przez nabywcę (tj. podpisanie umowy lub ogólnych warunków handlowych przy nawiązaniu współpracy ze sprzedawcą lub w momencie akceptacji obowiązującej wersji regulaminu, jeżeli zmiana w tym zakresie została dokonana w trakcie trwającej współpracy).

Gdy z ram prawnych regulujących sprzedaż (uzgodnienie warunków) wynika, że w przypadku zwrotu towarów zasadność zwrotu towaru/przyjęcie reklamacji podlega ocenie lub weryfikacji sprzedawcy, dla spełnienia warunków korekty wymagane byłoby poinformowanie nabywcy np.  o przyjęciu reklamacji. Spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania nastąpi wówczas w momencie zaakceptowania reklamacji przez sprzedawcę i poinformowania o tym fakcie nabywcy w sposób przewidziany w zapisach zawartych porozumień.

W niektórych wyjątkowych przypadkach, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami może być uznane wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy, w takiej sytuacji faktura korygująca pełni gospodarczą funkcję informacyjną. Tak będzie np. w przypadku, kiedy brak wcześniejszych kontaktów pomiędzy sprzedawcą a nabywcą (innej formy uzgodnień) w celu potwierdzenia obniżenia wartości podstawy opodatkowania wysłana faktura korygująca może, przy zachowaniu konkretnych wymogów pełnić rolę dokumentu potwierdzającego podjęcie próby uzgodnienia warunków (gotowość sprzedawcy do obniżenia podstawy opodatkowania).

W takim przypadku, aby doszło do uzgodnienia warunków, a w szczególnych przypadkach (gdy strony nie uzgodniły wcześniej, że wystawienie faktury korygującej będzie elementem procesu spełnienia warunków i nie poczyniły również z uwagi na obiektywny brak możliwości komunikacji żadnych innych uzgodnień) również do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz do uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków:

• wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania, np.:
• potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie,
• korespondencja mailowa zawierająca klauzulę informującą o czasie przedstawienia zastrzeżeń co do warunków uzgodnienia proponowanych w wystawionej i załączonej do tej korespondencji fakturze korygującej,
• posiadanie dodatkowej dokumentacji, np. raporty dołączone do wysyłanej korespondencji do nabywcy albo dostępne dla stron transakcji na platformie elektronicznej, przez którą strony się porozumiewają.