Skopiuj link
Do zmiany stawki diet, ale i kilometrówki niezbędna jest nowela delegacji do wydania rozporządzenia w tym zakresie. Pozwoli to na objęcie regulacją wszystkich pojazdów, w tym elektrycznych i z napędami alternatywnymi, oraz na ustalenie stawek kilometrówki adekwatnie do bieżących warunków technologicznych.
Przypomnijmy, że podstawą do rozliczenia podróży służbowej jest wypełnienie druku polecenia wyjazdu służbowego, w którym zaewidencjonowane powinny zostać wszelkie daty oraz godziny wyjazdów, przejazdów oraz powrotu wraz z określeniem miejscowości oraz środka transportu, jakim podróżuje pracownik, ponadto powinny zostać w nim wskazane koszty diet oraz pozostałych kosztów. To po stronie pracodawcy pozostaje określenie daty rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
Warto sprawdzić, jakie pracownik ma zapisy w swojej umowie o prace w zakresie miejsca jej wykonywania. Jeśli miejsce pracy zostanie określone zbyt wąsko, w momencie, gdy pracownik świadczy pracę na pewnym obszarze i nie można rzeczywiście powiązać jego pracy z określoną miejscowością, to może zostać uznane, że zapis dotyczący miejsca pracy jest pozorny, służy obejściu przepisów o zwolnieniach z diet i innych należności za czas delegacji z podatku i składek na ubezpieczenia. Natomiast zbyt obszerne wskazanie miejsca pracy będzie prowadziło do niewypłacania świadczeń, które pracownik powinien jednak otrzymywać.
Oprócz „typowych” wydatków związanych z podróżą służbową, pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi także inne wydatki. Przy czym dotyczy to zarówno wydatków ustalonych z góry jeszcze przed podróżą, jak i wydatków nieprzewidzianych w momencie rozpoczynania podróży. Do takich wydatków należą m.in. płatny parking czy płatna autostrada. Jeśli wydatki te nie były uzgadniane przed rozpoczęciem podróży, to pracodawca może po podróży zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia, dlaczego zostały one poniesione (np. przejazd płatną autostradą okazał się być konieczny z powodu kilku spotkań w różnych miejscowościach w tym samym dniu). Jeśli po wyjaśnieniach pracodawca uzna, że wydatek został poniesiony zasadnie, jest zobowiązany zwrócić pracownikowi udokumentowane poniesione koszty.
Natomiast wartość wypłacanych pracownikowi diet za czas podróży służbowej, poza wyznaczony limit, stanowi dla pracownika opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Dieta jest naliczana w odniesieniu do czasu trwania podróży służbowej, bez odnoszenia go do pory dnia czy doby. Często zdarza się, że pracownicy mają zapewnione posiłki o innych nazwach niż wskazane w rozporządzeniu wymieniającym śniadanie, obiad i kolację. Jeśli posiłki mają charakter drobnej przekąski, nie będą miały wpływu na dietę, a więc np. kawa i rogalik nie powinny być kwalifikowane jako pełnowartościowe śniadanie czy kolacja i oprócz nich pracodawca powinien zapewnić podstawowy posiłek.
dr Małgorzata Rzeszutek
doradca podatkowy