Zmiany spowodują, że warunkiem uzyskania zwrotu podatku przez podróżnych niemających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej będzie m.in. korzystanie przez sprzedawców z systemu TAX FREE, czyli systemu teleinformatycznego na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych służącego do obsługi dokumentów elektronicznych będących podstawą do dokonania zwrotu podatku podróżnym, w szczególności do wystawiania i obiegu dokumentów, oraz prowadzenia ewidencji.

Uchwalone przepisy, które wejdą w życie od przyszłego roku (art. 109 ust. 11f ustawy o VAT) wymagają, aby podatnicy dokonujący zwrotu podatku podróżnym prowadzili, w postaci elektronicznej w systemie TAX FREE, ewidencję zawierającej dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku w systemie zwrotu podatku podróżnym, w szczególności dane:

1) dotyczące dostawy towarów i podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego, stawki podatku;

2) podróżnych, niezbędne do ich identyfikacji;

3) dotyczące potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej;

4) dotyczące zwrotu podatku.

Projektowane rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie ewidencji prowadzonej w systemie TAX FREE m uregulować tę właśnie materię.

Wpisom w ewidencji podlegać będą dane o sprzedaży towarów dokonanych przez sprzedawcę podróżnym zawarte w wystawionych w elektronicznym systemie TAX FREE dokumentach TAX FREE oraz dane o wysokości zwrotu podatku VAT wypłaconego podróżnym przez sprzedawcę. Ponadto w ewidencji znajdą się informacje o dacie wywozu, dacie dokonania zwrotu podróżnemu oraz państwie członkowskim z którego towary są wywożone, o ile wywóz nie następuje bezpośrednio z terytorium Polski, a także informacje o statusie dokumentu.

Status dokumentu będzie informował na jakim etapie znajduje się towar: od sprzedaży towaru, przez potwierdzenie wywozu w oddziale celnym granicznym (UE), do zwrotu podatku VAT podróżnemu u sprzedawcy lub w firmie pośredniczącej (np. Wprowadzony, Unieważniony, Odłożona kontrola, Potwierdzony wywóz, Potwierdzony częściowy wywóz, Brak potwierdzenia - całkowity brak towaru, Brak potwierdzenia - inne, Cofnięty). Status dokumentu będzie zmieniał się automatycznie w zależności od etapu realizacji procedury TAX FREE.

Większość danych zapisywanych w ewidencji będzie przenoszona z informacji wynikających z dokumentu TAX FREE. Sprzedawca będzie zobowiązany do wpisania w ewidencji TAX FREE jedynie danych o wysokości zwrotu podatku VAT wypłaconego podróżnemu i dacie dokonania tego zwrotu, oraz w przypadku, gdy podróżny wyjeżdża z terytorium Unii Europejskiej przez inne niż polskie przejście graniczne – daty wywozu towarów i kraju wywozu towarów.

Sprzedawca będzie musiał uzupełnić ewidencję TAX FREE nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dokonania zwrotu podatku podróżnemu.

Projektowane rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., tj. dniem zmiany przepisów dotyczących zwrotu podatku podróżnemu oraz obowiązywania systemu TAX FREE.

Należy również przypomnieć, że sprzedawca, który zamierza dokonywać dostawy towarów podróżnym od dnia 1 stycznia 2022 r. ma obowiązek dokonania rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych do dnia 31 grudnia 2021 r. Sprzedawcy dokonujący sprzedaży w systemie TAX FREE będą zobowiązani od 1 stycznia 2022 r. ewidencjonować sprzedaż na rzecz podróżnych przy zastosowaniu kas rejestrujących online.