Zapraszamy do kontaktu

KATEGORIE SZKOLEŃ
Aktualności podatkowe
Sposób dokumentowania kosztów podróży czy właściwa refaktura?
8 maja 2022
Przedsiębiorcy prowadzący działalności gospodarcze i wystawiający faktury dla firm, często obciążają je również dodatkowymi kosztami typu zwrot kosztów za nocleg czy paliwo związane z realizowanym zleceniem. Problem pojawia się wówczas z podatkiem Vat i właściwym rozliczeniem zwrotu kosztów. Czy właściwa jest wówczas refaktura? Tym bardziej, że pojęcia „refaktura” i „refakturowanie” nie są pojęciami zdefiniowanymi wprost na gruncie ustawy o VAT lub Dyrektywy VAT.

Koszty poniesione przez przedsiębiorcę w związku ze świadczeniem usług, tj. koszty przejazdu, koszty usług hotelowych czy usług gastronomicznych zostają zwykle w pełnej wysokości zwracane przez kontrahenta/zamawiającego. Powinno to wynikać z umowy zawartej między stronami transakcji, a więc zapewnione wynagrodzenie za wykonane usługi, a także zwrot poniesionych kosztów podróży służbowych. Warunek zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy o VAT stanowi nabycie usługi przez podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, natomiast nabycia ww. usług dokonuje przedsiębiorca na własną rzecz i we własnym imieniu. Nie można zatem mówić o refakturowaniu na rzecz kontrahenta nabywanych przez przedsiębiorcę usług.

Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, mimo że podmiot refakturujący danej usługi nie wykonał. „Refaktura” jest więc zwykłą fakturą VAT wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi. Dotyczy to sytuacji, w której podatnik kupuje usługę we własnym imieniu, ale na rzecz kontrahenta, a następnie odsprzedaje ją swojemu kontrahentowi. Przeniesienie kosztów nabycia dodatkowych usług w podróży typu hotelowych czy gastronomicznych, dotyczy wyłącznie usługi, jaką nabywca nabył w celu odsprzedaży w postaci takiego samego świadczenia. Nie można stwierdzić, że to kontrahent ostatecznie korzysta z usług nabywanych przez przedsiębiorcę w ramach kosztów podróży, bowiem nabywane usługi wykorzystuje przedsiębiorca w celu świadczenia usług głównych wynikających ze zlecenia dla swojego zamawiającego/kontrahenta/zlecającego wykonanie usługi.

Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 sierpnia 2018 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.257.2018.1.SO: „Refakturowanie usług nastąpić może pod tymi jednak warunkami, że strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym, zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy, odbiorca faktury jest równocześnie odbiorcą refakturowanych usług oraz pomiędzy odbiorcą a wystawcą refaktury istnieje umowa, z której wynika, że taka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania. Przyjęty sposób rozliczeń powinien wynikać z zawartej umowy.”

W przypadku świadczenia usług za podstawę opodatkowania należy uznać całość świadczenia pieniężnego (bądź dokonywanego w innej dopuszczalnej prawem formie) pobieranego od usługobiorcy. Oznacza to, że do podstawy opodatkowania należy wliczyć pobieraną przez usługodawcę wartość (cenę) usług, a także wszystkie inne elementy zapłaty, będące częściami składowymi świadczenia zasadniczego (tj. świadczonych usług). Dotyczy to wyłącznie kosztów, które zwiększają kwotę należną z tytułu konkretnej transakcji, tj. konkretnego świadczenia dla kontrahenta. Przedsiębiorca powinien dokumentować fakturą zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, gdzie ponoszone przez niego koszty podróży powinny zostać włączone do podstawy opodatkowania z tytułu świadczonej usługi i objęte tą samą stawką. Nie powinno się wówczas na fakturze pokazywać w ramach kosztów podróży usługi hotelowej ze stawką 8%, jeśli usługa główna jest ze stawką 23%.


dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy


Zobacz także:
pobierz z Google Play
Jeśli powyższy artykuł okazał się interesujący i chcieliby Państwo na bieżąco otrzymywać najnowsze aktualności branżowe na swój telefon komórkowy, wystarczy pobrać i zainstalować naszą APLIKACJĘ MOBILNĄ.